Contas a Pagar Ajuda - 10 Dicas para Novos Negócios e Empresários

Novas empresas de pequeno porte e empreendedores descobrir rapidamente que o processo de contas a pagar pode se transformar em um monstro. Se não for tratada adequadamente, contas a pagar se acumulam e receber o pagamento atrasado, fazendo com que fornecedores com raiva e possivelmente prejudicar a classificação do negócio de crédito.

Uma vez que um procedimento consistente é desenvolvido, o processo de contas a pagar pode ir sem problemas. Se você está no negócio por si mesmo e não pode dar ao luxo de contratar ajuda externa, estão aqui dez dicas para ajudar a estabelecer um processo de contas a pagar consistente:

1. Comprar software de contabilidade com um módulo de contas a pagar. No mundo empresarial de hoje e do computador, alguns podem se perguntar por que isso ainda precisa ser uma sugestão de uma lista como esta. Surpreendentemente, pesquisa na Internet indica que até metade das microempresas (definida como menos de dez empregados) não use o software de contabilidade, em vez de usar planilhas ou até mesmo livros contábeis em papel.

As vantagens de usar o software de contabilidade com um módulo de contas a pagar são enormes e ultrapassam em muito a curva de custo e de aprendizagem. Quando usado corretamente e consistentemente, o software vai servir várias funções importantes: um lembrete de quando as contas são devidas; um gerador de pagamentos, e um gravador de pagamentos na caixa registradora. A economia de tempo por si só mais de fazer essas funções manualmente garante a compra de software de contabilidade.

2. Utilize recurso de débito automático ou auto-carga do vendedor, se disponível. Empresas de serviços públicos, e outros tipos de empresas que tenham pagamentos recorrentes, muitas vezes oferecem débito automático ou auto-carga de serviços. Quando usado, o montante devido é deduzido automaticamente da conta comercial verificação ou debitado no cartão de crédito empresarial, na data indicada na factura. Muitas vezes, a factura em papel ainda é enviado pelo correio, mas às vezes o vendedor insiste em e-mail faturas quando este serviço é ativado. De qualquer forma, a fatura está disponível para visualização antes de o montante é deduzido ou cobrado. Quando usado em conjunto com o software de contabilidade, a quantidade pode ser pós-datado no registo de verificação ou registo de cartão de crédito. Se a empresa tem um bom fluxo de caixa e consistente, este procedimento economiza tempo e dinheiro, evitando o processo de pagamento de contas completamente.

3. Utilize o software interno do "bill pay" característica, se disponível. QuickBooks, por exemplo, oferece um "Bill Pay" característica que é muito barato e fácil de usar. Uma vez estabelecido, as contas são pagas eletronicamente de acordo com a autorização do usuário do software. O serviço de pagamento de contas leva a quantidade autorizada a partir da conta bancária designada, então, ou emite um cheque de papel para o fornecedor, ou eletronicamente transfere o dinheiro para a conta do fornecedor. A baixa taxa mensal não é muito mais do que o custo de postagem e impressão de cheques de papel.

4. Digite contas não pagas em tempo hábil. Não demora entrar em contas não pagas do software de contabilidade. Esperar muito tempo para inseri-las pode resultar em atrasos de pagamento, encargos financeiros e possíveis danos à pontuação de crédito empresarial.

5. Digite contas não pagas corretamente. É muito importante examinar o projeto de lei e digite o nome do fornecedor correto, projeto de lei data de vencimento e número da nota fiscal. Introduzir uma data incorreta devido irá resultar em um pagamento ocorrendo mais cedo ou mais tarde do que o necessário. Depois de entrar-los, eliminá-las como "Entrada" ou "Enviado", usando um carimbo de borracha com tinta vermelha. Certifique-se de escrever sobre o projeto de lei na data em que foram inseridos.

6. Organizar as contas não pagas. Se há muitos projetos de lei, organizá-los em um sistema de arquivos em ordem alfabética para torná-los fáceis de localizar. No entanto, uma pequena quantidade de contas podem ser colocados num único ficheiro.

7. Se o dinheiro está apertado, determinar o seu fluxo de caixa antes de pagar contas. Relatórios de fluxo de caixa simples são fáceis de criar no Excel. Comece com a quantidade real de dinheiro disponível para pagar as contas. Incluir valores em contas correntes, contas poupança e linhas de crédito. Subtraia as contas que precisam ser pagos imediatamente. Se não houver uma almofada confortável de dinheiro sobra, reduzir a quantidade de contas a pagar.

8. Se o dinheiro está apertado, comunicar com os fornecedores que devem ser pagos com atraso. Nenhum fornecedor aprecia sendo pagos com atraso, mas eles não apreciam a comunicação aberta. Se for preciso pagar um fornecedor tarde, que eles saibam, e deixá-los saber uma data específica que você pretende pagá-los. Então, faça todos os esforços para pagá-los até essa data.

9. Pague suas contas em um calendário consistente. Estabeleça um horário regular para pagar contas - semanalmente é uma boa escolha e comum.

10. Depois que eles são pagos, eliminá-las corretamente, em seguida, arquivá-los. Compre um carimbo "pago", e usá-lo em cada projeto de lei que tenha sido paga. Escreva o número do cheque (ou método de pagamento), data de pagamento, e valor pago na conta. Arquivá-las de acordo com a forma como eles aparecem na declaração de imposto. Em outras palavras, Utilitários de arquivos em conjunto, material de escritório arquivos juntos, Viagem arquivo e Entretenimento em conjunto, etc Isso os torna fácil de localizar, no caso de uma auditoria.